Характеристика Закону про електронні документи та документообіг

Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів, тобто щодо створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Ця сфера також регулюється окремими положеннями Законів України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", цим Законом, а також іншими нормативно-правовими актами.

У Законі терміни вжито у такому значенні[4]:

адресат— фізична або юридична особа, якій призначено електронний документ;

дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її обробки електронними засобами передавання інформації;

обов'язковий реквізит Характеристика Закону про електронні документи та документообіг електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;

посередник- фізична або юридична особа, яка в установленому законодавством порядку здійснює приймання, передавання (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;

автор електронного документа- фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат і посередник, які набувають за законом або договором прав й обов'язків щодо електронного документообігу.

Електронний документ фіксує інформацію у вигляді електронних Характеристика Закону про електронні документи та документообіг даних, що включають обов'язкові реквізити документа і візуалізуються на екрані дисплею або на папері для сприйняття людиною змісту документу. Склад, порядок та процедури розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначаються спеціальними супровідними нормативними актами, а не визначаються законами. Законом про електронний документообіг встановлено лише, що обов'язковим реквізитом є електронний підпис, який застосовується для ідентифікації автора і/або підписувача електронного документа. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковим цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях кожний з електронних примірників вважається оригіналом Характеристика Закону про електронні документи та документообіг електронного документа. Якщо існують ідентичні за вмістом та реквізитами електронний та на паперовий документи, кожен з них є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Отже, електронні документи поступово витіснять паперові. Навіть цивільно-правові угоди (договори, контракти тощо) зручно укладати як електронні документи, особливо на відстані, без обов’язкової фізичної присутності сторін. Проте електронний документ не може бути оригіналом свідоцтва про право на спадщину та інших документів, що створюються лише в одному примірнику (дипломи та атестати про освіту чи кваліфікацію, акти громадянського стану, сертифікати якості товарів та послуг тощо), крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів (скажімо, сертифікатів на Характеристика Закону про електронні документи та документообіг пакети акцій, ліцензій на підприємницьку діяльність).



Електронний документообіг чи обіг електронних документів – сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та за потреби з підтвердженням факту одержання таких документів. У кожній корпорації будь-якої форми власності і державній установі звичайний обіг паперових документів регламентувався спеціальними затвердженими процедурами, які тепер слід переглянути для встановлення порядку електронного документообігу згідно з новими законами.

Очевидно, перехід до електронного документообігу не може пройти одночасно для усіх юридичних осіб України; під час цього складного і багатогранного процесу традиційний і електронний документообіг мають Характеристика Закону про електронні документи та документообіг співіснувати за чіткими правилами конвертації паперових документів в електронні і навпаки. Впровадження електронного документообігу потребує коштів насамперед на комп’ютерну техніку, телекомунікаційне обладнання та програмні засоби. Уряд намагається стимулювати підприємства та установи, проте коштів замало. Передбачено створення в Україні інфраструктури посередників, які на договірній основі будуть забезпечувати електронний документообіг одночасно кільком підприємствам, установам і громадянам. Зокрема послуги посередників електронного документообігу можуть надавати архівної установи України, додержуючись усіх вимог законодавства. Вочевидь такі посередники мають підтримувати високій рівень інформаційної безпеки, щоб їхні клієнти були впевнені у захищеності своїх даних, корпоративних баз і каналів комунікації, передусім від сусідів по обслуговуванню.

Відправлення та Характеристика Закону про електронні документи та документообіг передавання електронного документу здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою комп’ютерних мереж, засобів телекомунікації або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат не мають попередньої письмової домовленості про щось інше, час відправлення електронного документа фіксується системним таймером комп’ютера, факсимільного апарата чи іншого кінцевого термінала пересилання повідомлень через комп’ютерну чи телекомунікаційну мережу, що не може скасувати будь хто. У разі відправлення електронного документа адресату на електронному носії, йдеться про час здавання носія для пересилання або безпосередньої передачі адресату.

За Законом вважається, що адресат одержав електронний документ з часу надходження авторові Характеристика Закону про електронні документи та документообіг зворотного електронного повідомлення від адресата про одержання цього електронного документа, якщо про щось інше попередньо письмово не домовилися суб'єкти електронного документообігу. Підтвердження факту одержання електронного документа може здійснюватися автоматизовано (за допомогою штатних функцій електронних засобів зв’язку) чи у інший спосіб в електронній формі або як документ на жорсткому носії. Це підтверджувальне повідомлення має сповіщати факт і час одержання електронного документа, а також дані про відправника підтвердження. У разі ненадходження до автора підтверджувального повідомлення вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу мають зберігати електронні Характеристика Закону про електронні документи та документообіг документи на електронних носіях у вигляді, придатному для перевірки їхньої цілісності. Термін зберігання електронних документів не може бути меншим за встановлений законодавством час для паперових документів. Якщо термін зберігання документів неможливо забезпечити для тих носіїв інформації, на яких зберігаються електронні документи від початку їхнього створення чи одержання, суб'єкти електронного документообігу мають вжити заходів щодо дублювання документів на кількох носіях інформації (зокрема на папері) та здійснювати їхнє періодичне копіювання згідно з порядком обліку і копіювання документів, встановленого законодавством. У архівах обов'язково слід додержуватися таких вимог зберігання електронних документів:

- окрім часу відправлення чи одержання кожного електронного документа, у Характеристика Закону про електронні документи та документообіг разі наявності має зберігатися інформація про походження та призначення електронного документа;

- електронний документ має завжди відновлюватися у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний, відтак збережений у архіві.

Організація електронного документообігу здійснюється згідно із законами України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. У цивільних відносинах електронні документи використовують згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Спори між суб'єктами електронного документообігу вирішуються в порядку, встановленому законом. Особи, винні в порушенні Закону про електронний документообіг, несуть адміністративну чи карну відповідальність за законами України.

Суб'єкти електронного документообігу, здійснюваного на договірних Характеристика Закону про електронні документи та документообіг засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють способи захисту. У комп’ютерних мережах та телекомуніка­цій­них системах, які забезпечують обмін електронними документами, які містять інформацію, що є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, має забезпечуватися захист цієї інформації згідно із Законом “Про захист інформації у автоматизованих системах” (№ 80/94-ВР від 05.07.1994).

У вересні 2003 р. підготовлені зміни до цього Закону і передані на друге читання до Верховної Ради. Зміни спричинені наданням чинності законам про електронний документообіг і цифровий підпис та внесенням змін від 03.04.2003 у Закон України “Про інформацію”. У 2.3 розглянемо Закон “Про захист інформації Характеристика Закону про електронні документи та документообіг у автоматизованих системах” у новій редакції, оскільки саме він єднає і уточнює положення законів про електронний документообіг і цифровий підпис.


documentaprasxd.html
documentaprbahl.html
documentaprbhrt.html
documentaprbpcb.html
documentaprbwmj.html
Документ Характеристика Закону про електронні документи та документообіг